育児ブログ、赤ちゃんの写真ばっかり投稿しているので「仕事もしているよ！」ということを示すために人事の時短で取り組んでいることをまとめます|ω･)ﾁﾗ
というのもこの前相談を受けたので、改めてやっていることをまとめてみました。月40件の面接をしている人事であれば月30時間の節約が可能だとわかりました。約4日休んでも大丈夫ですよ(ง ´͈౪`͈)ว
0.5次選考として「電話面接」を実施する。
まず電話で確認できる質問を10〜15分で聞きます。会って数分話した段階でお互い「違うかも」と思ったことはありませんか？電話で聞けば数分です。求職者の移動時間も節約できます。
「面接1回1時間を電話面接1回10分」に短縮できます。
3月に計測した時には月間で9時間の時短になっていました。採用人数にはさほど影響はありませんでした。
面接は「45分」と事前に提示をする。
面接官は3〜5分で合否をほぼ決めているそうです。なので長々と面接をしても精度に影響はあまりないです。
なので事前に目安時間を提示しておくことで、相手にも伝えたいことを時間内で伝えてもらうように意識してもらう取り組みも大事だなぁと思っています。
skettを使う。
上記の画像でも記載がありますがskettを使っています。5分かかっていた日程調整が30秒くらいでできます。リンク送るだけ！
その場で次の面接を組む。
面接で合格だと思ったらその場で日程調整します。その場でやらないと日程を確認する、メールを送る、返信待つ、返信する、とタスクが増えるので合格の場合はその場で次の面接の調整をします。
10:00から張ヶ谷が面接、その場で日程調整。
11:00から他のメンバーの面接
12:00から代表の面接
その場で内定通知
その場で内定承諾
こんな感じで入社が決まった社員もいます。
xmindを使う。
組織図に関してのベストアンサーは模索中ですが、ExcelやPowerPointよりXmindの方が使い勝手よいです🙆
スプレッドシートを使う。
人材紹介会社にそれぞれExcelを送るのは手間ですよね？なのでスプレッドシートで共有リンクを送っています。更新すればリアルタイムで最新が見れるので、抜け漏れがなくなります。
非公開のfacebookグループを作成する
非公開のfacebookグループに人材紹介会社、媒体、採用に関わる方々を招待しています。なにか更新情報があったらそこにまずは投稿をします。周知の時間を削減できます。さきほどのスプレッドシートも投稿を固定して、いつでも見てもらえるようにしています(その後個別でフォローが必要な場合はフォローします)
極力飲み会に行かない
地味に大事。本当に必要なのかは吟味しましょう。1回3〜4時間って結構な投資ですよねぇ|ω･)ﾁﾗ
前職の時に「誘われたら行く」というのを1年間やってましたが、生産性高いかと言われると「んー」という感じです🤔
番外編
ブログを書く
自分の考えていることを一人一人に伝えるのではなく、一気に拡散することも時短になると思っているので、このブログのようにせっせと書いていく事も将来的な時短になっているんじゃないかなぁと。
メモ書き
色々悩んでいる時はこれが一番よいです。とにかく紙に書きまくる。そうすると解決策が見えてきます。悩んでいる時間って本当に無駄ですよね。やるかやらないか！
ただ闇雲に時間を縮めればいいのではなく、どんな業務にも「やらなくていい仕事」というものはありますよね。そこをどう短縮していけるかだと思っています。まだまだ改善していくので時短術を知っている方は教えてください！