2019年は2度の組織強化をしてきました。1つはセールスチーム、もう1つは11月に戻ってきた人事チームです。セールスは10名→30名、人事は7名→15名(1ヶ月で倍に!)の規模です。組織強化をする時に意識をしている「余剰20%」について書きます。
組織とは
そもそも組織を作る理由は「大きな成果」を出すためです。1人で出せる成果には限界があります。この文章でいう組織は10-30名程度と考えてください。
特に今年携わったセールスチーム、人事チームは業務フローが非常に似ているかつ人間でないとできない業務が発生するため非常に人数が増えました。（ちなみに人数が増加するに伴い売上も数倍に拡大することはできています）
組織の余剰20%を作る理由
組織のすべての工数を100%とした時に20%を余剰リソースとして作っておくことを意識しています。1年〜3年後の理想の組織状態を計画する時に必ず余剰20%は盛り込んだ計画としています。余剰20%をどう使うかは下記の3つです。
①実験
②緊急事態への対応
③誰かが倒れた時の補助
①実験
「これまでにやったことのない方法へのチャレンジ」「今までやっていたことを思い切ってやめてみる」などの実験をすることで効率的な方法や、より効果的な方法を見つけていくための余剰です。
②緊急事態への対応
計画を組んでいても上振れたり、他の部門をヘルプしたりする時があります。その緊急事態に柔軟に対応するための余剰です。
今年の夏も集客が非常に好調な事業に一時的にチームメンバーを異動できたのはこの余剰があったからです。これにより機会の最大化をすることができました。
③急に業務ができなくなった時の補助
②にも近いですが、ここはお守りみたいな余剰で、「あえてあげると」くらいのレベルです。仮に急に出社できなくなったらかなりの影響が出るのでお守りを持っておく感じです。
組織が大きいほど、余剰20%は価値が高まる
定常業務をこなしていく中で、非効率な業務を「慣れ」という惰性で進めてしまうことはよくあります。組織が大きくなるだけ「非効率な惰性業務×人数＝業務量」の値が大きくなります。組織が大きいと非効率な業務を、1つ効率化するだけで大きな業務量削減ができます。
あえて余剰20%与える
「今の5倍の業務をこなすには？」「現在の定常業務をなくすためには？」という思考の飛躍を意図的に実施することで業務の改善を行います。
余剰を作っておかないとどうしても目の前の仕事に引っ張られてしまう傾向にあるので、結構強引に余剰を作ることがポイントです。「結構強引に」です！なんなら場所を変えて考えてみるとかもしていいと思います。
組織が小さい時はできない（かも）
そもそも自分がゴリゴリのプレイングマネージャーだった時は「余剰20%」とか考えている余裕なんかなかったなぁとこの文章を書いていて改めて思いました。けど行動量も大事ですが、改めて時間を取って「効率的かつ効果的なアクションはなにか？」を考えておくべきだったなぁと反省しっぱなしです。
またgoogleには20%ルールというものがあり、「その制度は失敗か？やめた？」的な記事がたくさんありますが、個人的にはあった方がいいと考えています。
今回は組織として書きましたが、個人の時間の20%・給与の20%・利益の20%みたいな話もあると思っています。
常に余剰を作っておくことで、組織にも、心にも余裕を持っておくことは精神衛生上非常に大事です👍
