タスク期限「守れる人」「守れない人」

「タスクを守れるための行動はこんな感じでやってますよ」と口頭で説明をした時に伝えづらさをとても感じたのでまとめてみたいと思います。文字+図でも伝わるかはわかりませんが頑張って書きました。

 

タスク期限を守れる人

タスク期限を守れる人は、おおよその場合期限が来る前に終わっていることがほとんどのように思います。タスクを依頼してからの進め方の確認や都度の進捗報告、なんなら「こういう部分がわからない」「進め方を迷っている」という相談をもらえるので依頼した側も安心していられます。

 

①完了定義の明確化

タスクの期限までに「どういう状態であれば完了なのか?」は依頼主に確認をしていますか?「2割共有までを提出してほしい」なのか「完成している状態」ではかなり行う業務が違います。

依頼主は依頼する際に「完了の定義」まで伝えられると良いですが、作業を行う人も「このタスクってどうなったら完了と言えるんでしたっけ?」と依頼主に聞けるとズレが生じなくていいですね。

.......「いいですね」というかほぼここがタスクの完了可能性の80%くらいを占める気がします。

 

②アクションを考える

完了定義が明確化されたら「どんな行動を取ればいいのか」を分解して考えてみましょう。自分で行う作業、関係者に確認/依頼をしないといけない作業などがあるためです。自分で行う作業も関係者から情報をもらわないと進められなかったりします。

また関係者も暇ではないのですぐ返信が来るかわかりません。早めに「これってどうなっていましたっけ?」と連絡をしておくことが大事です。タスク期限ギリギリに聞いても「その期限で今それ聞く!??」となりそうですね。

 

③進め方の確認

アクションを考えたらそのアクションで抜け漏れがないか依頼主に確認してみましょう。そこに齟齬がなければそのまま進めればよいです。もし抜け漏れがあれば教えてくれるはずです。

 

④進捗報告

抽象的ではありますがいわゆる2割、5割、8割共有というものですね。進捗報告する際に「報告です!見てください!」と言ってしまうと思います。ですがおすすめは「現状悩んでいるところはないですが念の為共有です」や「◯◯◯の部分だけどちらにすればいいか悩んでいます」などを記載をするとチェックする側も的確なアドバイスができます。

 

 

タスク期限を守れない人

圧倒的空白と余裕のある生活。

コメントすると下記のようになります。

 

①完了の定義が不明瞭

よくあるのが「期限までに一旦提出すればいいと思っていました」というものです。

例えば「メールを1通送信する」というタスクだった時に依頼主は「送信完了」までを期待していたのに、作業をする人は「メール文章を作成してチェックをもらう」までを期限までにやればいいと思っていたというものです。

完了の定義がそれぞれに違うと完了するわけないですよね。

 

②謎のスローライフ

「謎のスローライフ」と記載しましたがこれは依頼主側からの視点ですね。完了の定義が違う場合「やることない」という認識があるかもしれません。作業をする人はおそらくなんの悪気もありません。

 

③すぐ返信こない

ついに作業に取り組み始めると関係者に確認をしないといけなかったりします。しかし関係者もそんなに暇ではないので期待するほどすぐに返信や情報共有をしてくれるわけではないです。なんなら長期休暇とか取っていたらもはやゲームオーバーです。

 

じゃあどうしたらいいの?

おおよその作業スケジュールと行うことは「タスク期限を守れる人」のところで記載をしたので、それに参考に進めてみてください。具体的なおすすめの方法はメモ書きマインドマップ、5分悩んでわからなかったら依頼主に聞くです。

 

もし「依頼主が完了の定義を理解していない/教えてくれない」「進捗報告をしているのに何も反応を示してくれない」「タスクの期限が異常に短い、それを強要してくる」という場合は上記に記載は根底から覆るのでとにかく関わらない方がよさそう。