中途特化RPO(採用業務代行)の株式会社NewRecord張ヶ谷です。
以前下記のようなブログを書きました。とはいえこれだけで解決するわけでもないのでさらに期限通りにタスクが完了するための上司の依頼の仕方を書いてみようと思います。
タスク依頼した時はおおよそ下記のように「依頼したいタスク」と「期限」を明確に伝えることになります。しかし注意が必要なのは「期限だけが決まること」です。期限を決めないのは言語道断ですが、それだけでは足りない場合が多いです。
まさにここで上司と部下の認識の違いが起き、「期限までにタスクが完了されない」が発生します。
下記の図が上司と部下の最初にタスクに手をつける時期の認識を視覚的にしたものです。
上司はタスク発生直後にタスクに取り掛かると考えています。まずは2割共有をして、5割・8割と進めていけば戻りがなくスムーズにタスクを進めるのではないかと想定しているはずです。
かたや部下は
・メモやtodoリストには記載したものの放置してしまっている
・タスクの期限を脳内で覚えていて時々思い出しては不安になる。寝る直前に思い出して不安になる。
・どう進めたらいいかわからないから手をつけたいけどつけられない心理状況
・忘れている
解決策は「いつタスクをやるのか？」を決める
期限を決めるのと同時にまずは「一番最初にタスクに手をつける日付と時間を確認する」ことです。「いつタスクをやるのか？（手をつけると想定しているのか？）」を聞くと上司と部下の時間軸の認識の差を明確にすることができます。
10日11:00
上司「22日18時が期限で、このタスクお願いできる？」
部下「わかりました」
上司「ちなみにいつタスク手を付けられる？」
部下「18日に時間を取ろうと思います」
上司の本音『18日〜22日だと数日しかないから2割共有はできないのでは？20.21日は土日だし。あと今日から18日までスケジュール的に何もできないわけではないよな。仮に18日に緊急の案件が入ってきたら予定が流れてしまってさらに期限ギリギリになってしまう可能性ないか？』
上司「依頼したタスクを理解しているか把握したいから今日か明日で作業時間1時間作れない？まずは2割共有が欲しい。おそらく想像しているより難しいタスクではないから」
部下「わかりました。では11日11:00〜12:00で作業してみます」
実際に作業をしてみると「想像していたより難しいタスクではなかった」「作業を始めたことで事前に確認/依頼をしないといけないことがわかった」など明らかに前に進む感覚があります。
上司からの「理想/期待」は伝え続ける
とはいえ「いつタスクをやるのか？」を毎回部下に確認していると上司が確認をしないとタスクに取り掛かる時間を決めないようになってしまう可能性があります。それを回避するために「タスク依頼後まずはタスクに取り掛かるようになってほしい。それが理想/期待です」と伝えることが大事かと思います。
1.2回では難しいかもしれませんが根気強く伝え続けることで、「あの上司はおそらくこういうことを言ってくるだろう」と予想がつくようになるはずです。そうなると自然と「まずはタスクに取り掛かる」という行動が習慣化されて定着するように思います。
タスクの依頼の仕方は赤羽さんのこちらの本をNewRecord推薦図書としています。参考までに。
