中途採用支援(RPO)、中途人材紹介を行っている株式会社NewRecord張ヶ谷です。
社内で制定しているワークルールを面接の際で画面共有しながら見せる機会がよくあります。「それだったらもはや公開してしまえばよいのでは？」「事前に共有しちゃえばいいのでは？会社の雰囲気もわかるし」ということになったので公開することにしました。
どの会社でも活用できる内容になっているので参考になれば活用いただいても大丈夫です。以下社内向け文章そのままです。ワークルールを制定していると上司からの指摘というより「ワークルールを守るようにしましょう」という形でアドバイスができるのでとても便利だと感じています。
◎ワークルールを制定している理由
仕事を進める上で最も非生産的な時間は「悩んでいる時間」です。「悩んでいる時間」を発生させないためにワークルールを制定しました。言語化されていない暗黙の了解をいかに作らないかと言うことがお互いのコミュニケーションのために非常に重要だと考えています。決してルールで行動を制限するためではなくより少ない工数で最大の成果を生み出すための指針としています。
また仕事を進めていく中で自然と身に付くことも多いですが、知るだけですぐに効果が出るものもたくさんあります。背中を見て学べみたいなものは「さっさと教えた方が早い」という内容のものはさっさと教えた方がいいので教えちゃいます。
仕事の中で工夫に工夫を重ねて生み出したやり方が実ははるか昔にHOWTO記事になっていたりする「車輪の再発明」だったみたいなケースも非常に多いです。そのような非生産的な時間を過ごさないためにもワークルールを制定しています。
■悩んだらメモ書き
なぜ：
一番手軽で省コストで行えるアクションだから。人間は構造上頭だけで考えるのには限界があるようです。紙に書き出してみると案外次のアクションがすぐに決まったりします。誰かに見せる必要はないので思ったことをそのまま書き出してみましょう！
方法：
・A4のコピー用紙とペンを用意する。
・1分で1枚を目安に考えていることを書きまくる。
・次にどんなアクションをすればいいのかを書き出す。あとは行動をするだけです。
補足：
メモ書き用に購入したA4のコピー用紙は経費で購入可としています。
また個人の判断でノートや小さいメモ用紙などで「工夫/代用してしまう」人を見かけますが素直にA4のコピー用紙にしましょう。工夫は不要です。
参考記事：
A4メモ書きでできる「ゼロ秒思考」を試してみたら脳内がクリアになった - STUDY HACKER（スタディーハッカー）｜社会人の勉強法＆英語学習
■5分悩んだら相談
なぜ：
たいていの場合は5分以上悩んでも答えは出てきません。それ以上一人で悩み続けるより誰かに相談した方が圧倒的に早く解決します。「こういうところがわからない」「これとこれで悩んでいる」「今の現状はこう、どの部分で悩んでいるのかわからない」などまずは声に出してみましょう。もしくはメモ書きです。
方法：
・まずはメモ書きをする
・メモ書きをした後、5分悩んでも答えが出せそうになければ相談をする
参考：
①似たような事例のポストを拝見したので記載しておきます。
知識が不十分な状態で「自分で解決すべき課題か」「質問すべき課題か」の判定をするのは困難です。
↑ここは本当にそう思います。
②「助けてくれ」とはっきり言う人しか、助けないほうがいい。 | Books&Apps
NewRecordは組織であり仲間なので助け合うことができます。周りが気を利かせて手を差し伸べるのは限界があるため自分から助けを乞う必要があります。助けを乞うのもスキルであり責任と考えています。助け合いながら顧客への価値提供をしていきましょう！
■納期指定は時間まで
なぜ：
人間は物事を忘れます。自分の記憶力を過信しすぎないようにしましょう。絶対に忘れるのでslackのリマインダーを設定したいんです。時間まで言われないと「何時までに？」と聞くことになります。「何時までに？」って聞くのは結構高圧的に聞こえませんか？なるべく言いたくない＋絶対に忘れてしまうので時間まで伝えるようにしてもらえると助かります。
方法：
納期を指定、決める時は時間まで伝える 例：11月5日18時まで
■会議は30分
なぜ：
何かを決める会議はその課題が決まればすぐに終了して何の問題もありません。会議は思考停止で60分(Googleカレンダーの仕様が悪い)で設定するのではなく、30分で抑えるようにしましょう。1秒でも早く終わる工夫をみんなで行いましょう。アイディア出しや雑談は別。
方法：
・共有、決裁等の会議は30分で確保する
・会議にはアジェンダを用意して参加する。会議のゴール、内容を記載する。
・決まれば即終了でOKです
■会議で質問がない時は「ない」と発言をする
なぜ：
会議進行の中で「待つ」時間を削減し効率化させるためです。ファシリテーターから「何か質問ありませんか？」と聞かれた時に黙っていると考えているのか、質問が本当にないのかわからないので待つしかありません。この待つ時間がもったいないので削減する必要があります。
方法：
・質問がないのであれば「ないです」「ありません」と発言をする。
・逆に何かある場合はいち早く発言をする。
補足：
会議は複数名参加をしているので1分でも短くできれば効率化に繋がります。積極的に質問がない場合は「ないです」と発言するだけでかなりの時間が削減されるし、進行役からは非常に好印象に見えます。
■アジェンダは読み上げない
なぜ：
書いてあることを聞く、読む上げるのは二度手間になるからです。話すのであれば文章にまとめておくべきだと考えています。
方法：
・会議ではアジェンダを準備して参加する
・アジェンダを読む時間を確保する。一定の時間を測る。
・時間が経過したら質問を受け付ける。質問がなければ終了。次の議題へ。
参考記事：
アマゾンのすごい会議。ルールは「パワポ禁止、箇条書き資料禁止」 | Forbes JAPAN 公式サイト（フォーブス ジャパン）
■社員同士をニックネームで呼ばない
なぜ：
社員同士で相手を認識するために「◯◯(ニックネーム)って◯◯さんのことか」という脳内の変換工数が発生する。新入社員、外部業務委託に対して「◯◯(ニックネーム)とは◯◯さんのことです」と説明をする工数、場合によってはニックネーム表を作成する可能性も出てくるのは非効率だと考えています。
また「自分は◯◯さんのことをニックネームで呼んでもいいのか？」と考えることも無駄に感じるので「さん付け」で統一します。
方法：
・さん付けで呼ぶ
補足：
「ニックネームで呼んだ方が仲良くなれる、親近感が湧く」ということを言う人もいますが幻想です。仲良くなれない人はニックネームで呼んでも仲良くなれません。
■有給に許可は必要ない/求めない
なぜ：
有給は社員の権利なので許可を得る必要はありません。基本的には「◯月◯日に有給を取得します」と伝えてもらえば大丈夫です。
方法：
・「◯月◯日に有給を取得します」と直属の上司にのみ共有する。
・スケジュールを確保する スケジュールは空いていたら勝手に入れていいルールなため
補足：
今後ないとは思いますがオープンチャンネルで有給や遅刻などの報告を強制する、有給を許可制にする上司がいた場合は張ヶ谷まで報告お願いします。休みづらくなるだけでなく休むことに後ろめたさを感じる組織にはしたくないためです。仕事もプライベートも自分で自分のスケジュールは管理できる人になってもらいたいと思っています。
■空いているスケジュールは勝手に入れてOK
なぜ：
社員同士の予定調整において「◯月◯日◯時から予定入れていいですか？」と質問をする工数、レスを待つ時間が非効率なため「空いているスケジュールは勝手に入れてOK」とすることで効率化されます。
方法：
・空いているスケジュールは入れてOKという意味なので予定を確保する
・必要に応じて「◯月◯日◯時の予定抑えました」と報告をしておく。必須ではない。
補足：
勤務時間外（9:00以前、18:00以降、土日祝日など）日程に関しては対象外です。相手に確認をしてOKであれば入れるようにしましょう。
■公共の場で席を立つ際は荷物は持って行く
なぜ：
盗難、情報漏洩、備品紛失が発生するため。
コワーキングスペースやカフェで仕事をすることが多いと思います。複数人で一緒に作業をする場合は他の人にmacやスマホを見てもらうことができますが一人でいる場合トイレやお茶を取りに行ったりする際に放置することになります。それが盗難、情報漏洩、備品紛失に繋がります。
情報漏えい被害｜発生原因ワースト10と実施すべき4つのルール・対策
方法：
・複数人いる場合でもmacの画面は閉じて席を立つ
・スクリーンセーバーを設定する
・1人の場合はトイレに行く際にmacや私物を鞄に入れて持っていく
・カフェの場合に追加で購入するなどの時間がかかる場合もmacや私物を鞄に入れて持っていく
補足：
マジでダメなわかりやすい例がこちらになります。張ヶ谷が遭遇したダメな例。
■全てのメールアカウントに誤送信防止ツールを設定する
なぜ：
個人情報の流出の多くは誤送信だそうです。個人情報流出した場合の謝罪、プレスリリース、補填などの対応や最悪の場合事業停止などの事業存続リスクもあります。少し工数は増えますが無料ツールでリスクをかなり軽減できるため設定はマストでお願いします。
方法：
・Safety for GmailまたはGMailSend Address Checkerを導入する。
・拡張機能が正常に稼働しているかどうか確認をするために試しに送信してみる。
・導入が完了したら効率化チェックシート（社内管理用のチェックシート）にチェックを入れる。
補足：
スプレッドシートの公開設定が「リンクを知っている人全て」となっていた事例
学生の顔写真や評価など、個人情報約5800人分漏えいの可能性でエイチームが謝罪 「リンクを知っている全員が閲覧可能」状態に - ITmedia NEWS
■（非推奨）バレンタインデー、ホワイトデーの実施
なぜ：
人数が増えてきた場合にコスト的にも工数的にも双方に負担が大きいため。
補足：
本命の場合は任せます！がんばれ！
■（非公認）送別会
なぜ：
今後人が増えてきた際に関係値が薄い人も参加しないといけない雰囲気ができてしまうため。またフルリモートのメンバーもいるため会社としては非公認としました。
補足：
送別会を否定しているわけではないので関係性があり、企画者がいる場合は開催してもらって全然大丈夫です！感謝を伝えるのは非常に大事なことです。
以上となります。
MECEではないかもしれないですが現時点でルールとして制定しているものです。今後追加される可能性もあるし、変更が加えられる可能性もあります。より効率的に業務にあたることができれば顧客への価値提供に使える時間も増えるのでより一層効率化していきたいです。みなさんが実施している効率化の方法もぜひ聞かせてください！
