中途採用支援(RPO)を行っている株式会社NewRecord張ヶ谷です。
中途採用支援、採用代行を行う中で内定承諾をもらうフェーズは非常に大事な項目です。内定を出すまでに多くのスカウト、複数の面接を経ているはずなので工数もかけています。内定承諾を頂けないとなると多くの採用活動が無駄になってしまいます。かけた採用活動分の成果をより得られるようにするために、内定承諾率を改善するために「その場で日程調整」の方法やオススメする理由をまとめてみました。
「面接の場で日程調整」とはなにか？
カジュアル面談、面接の場で日程調整を行うことを言います。通常は「後日結果をメールでご連絡します」というコミュニケーションになるかと思います。カジュアル面談、面接の場で日程調整を行うことでスピーディに選考を進めることができる、かつ候補者の印象も良くすることができる方法です。
「面接の場で日程調整」はどうやるのか？
1、「面接合格」を面接の場で伝える
面接中におよそ「合格」と判断することはできるように思います。なので「合格」と判断できるのであればその場で伝えましょう。合わせて「こういう部分を評価している」「こういう経験が弊社では活きると感じている」という感想も合わせて伝えると非常に印象が良くなります。
2、面接の場で日程調整を行う
「ぜひ次の選考に進んでもらいたいと思っているのですがいかがですか？」「今日程調整しちゃってもいいですか？」と質問をしましょう。調整できそうであれば面接担当者が面接実施できる日程を抑えましょう。場合によっては複数候補を抑えるとよりスムーズになります。
3、面接終了後にメールで面接日程を送る
面接の場で面接日程を調整した場合、口頭での確認になってしまうのでお互いの認識の齟齬を発生させないためにもメールでエビデンスを残しておく必要があります。口頭で確認した日程と間違っていたら指摘し合えるのでメールでの日程共有は必須です。
「面接の場で日程調整」は何がいいのか？
日程調整工数の削減
次回面接日程調整のメールを作成する時間、日程調整ツール(Spirなど)がない場合は日程を担当者に聞かないといけない工数などを削減することができます。
選考スピードを上げられる
面接の場で日程調整する際に「最短の日程を提示する」を意識しましょう。そうすることで次回面接がすぐに実施でき選考スピードを上げることに繋がります。採用を積極的に行なっている企業は1日でも早く入社をしてほしいですし、他社に先に内定を出されて内定承諾をされてしまったら採用活動が無駄になってしまいます。スピードが早いに越したことはないです。
他社がやらないから印象に残る
採用はどれだけ印象に残るかという点が非常に重要です。優秀な候補者は何社も内定をもらうことになります。その中で会社を選ぶ要素としては事業内容、年収などの条件、業務内容、社内の雰囲気などがあります。しかし人間が何かを決める時多くの場合は感情の部分が多いような気がしています。「あの時の対応がスムーズだったな」「会社全体的に無駄な工数を削減する傾向にあるかもな」「面接の担当者の雰囲気がよかったな」というところは内定承諾率に大きく影響してくるはずです。
「直接褒める/評価する」ができる
大人になると「直接褒められる/評価される」ということが極端に少ないように思います（張ヶ谷の個人的な状況かもしれませんが）また転職ともなれば不合格の通知をたくさんもらっている気もします。その中で「直接褒める/評価する」ということを候補者に対して行うとかなり印象に残るはずです。またそれを言われて嬉しくない人はいないはずです。
面接担当の方は「褒める/評価をする」ということが苦手なのであれば、合格にした理由を伝える・ヒアリングしてよかったと思った感想を伝えるをすると良さそうです。相手を喜ばせようと考えて褒める口実を探すのではなく、「自分の感じた良いと思った感想」を伝えればいいだけなのでできそうですよね。
「面接の場で日程調整」を行う注意点
人材紹介会社から紹介されている場合
人材紹介会社から候補者が紹介されている場合は、人材紹介会社が候補者の面接可能日程を回収して企業へ共有するのが一般的です。なので紹介してくれた人材紹介会社の対応方針を確認する必要があります。
CAREER PIVOTの対応方針としては「面接の場で日程調整してOK、面接終了後共有してもらう」という形で対応しております。
スケジュール確保の社内ルール
「勤務時間中は空いているスケジュールは勝手に入れてOK」という社内ルールがないと、「勝手に面接入れないでください」となってしまうので社内ルールを整備しておく必要があります。空いているスケジュールは勝手に入れてOKを社内ルールとしておくと「面接入れていいですか？」という確認工数が減らせるのでこれも業務効率化につながるはずです。
迷った時は持ち帰る
「その場で日程調整」が良い施策だったとしても、合格にすべきかどうかを迷う時はあるはずです。その場合は結果を伝えずに一度持ち帰って他の社員に相談をしましょう。
以上です。
内定承諾率が50%を下回っている、選考中に辞退が複数発生したなどの問題が発生している場合多くは選考中のコミュニケーションに由来している可能性が高いです。
そのような状況であれば相談に乗れると思いますので、いつでもご連絡いただけたら幸いです。
メールアドレス：takumi.harigaya@newrecord.co.jp
