誰でも今日からできるタスク管理

タスク管理について聞きたい！という要望をもらったのでまとめました。書いてみて思ったことなんですが、至ってシンプルなことしかしていません。なんか本当に仕事してるのか？くらいのレベルなので参考になるのかわかりません。

一応四半期の評価では「divのなかでNo.1」というフィードバックをもらっているのである程度は早んだと思います。

である！

タスクに関する方針

フォーカスする

基本的に「ここだけは自分がやらないといけない」ということをかなり絞り込んでいます。そもそも持つタスクを絞るということから始めないといけない人がいる場合はまずはそこから始めることをおすすめします。
そもそも量が膨大だとタスクを管理するとかしないとかそういう問題じゃないので。

とにかく手をつける

タスク書き出して〜、優先順位をつけて〜、タグをつけて〜、表示する色を変えて〜とかやってる暇あったら多分そのタスク終わってますよね。なのでとにかく着手する。そこで問題や課題を見つけてどんどん進めるということをやってます。
「タスク管理をする」というタスクをやっている人いませんか？|ω･)ﾁﾗ

タスク処理のフロー

タスク処理のフローは下記3つです。基本的にこれを行ったり来たりしている感じです。

①タスク発生編
②タスク処理編
③タスク依頼編

①タスク発生編

まずタスクが発生します。基本的に今はリーダーをやっていることもあり勝手に生み出すことが多いです。

simple noteに書く

順番とか、書き方とかはどうでもいいのでとにかく書き込んで忘れないようにします。タスクを処理する以前に忘れたら処理できないので。todo管理のアプリは使っていません。理由はタグ付け、色管理などどうしても機能があると使いたくなるからです。そんなことをやっている時間はない！
captioで自分にメッセージを送る

有料ですが、100000%おすすめです。歩いている時とか、ふと思いついた時とか、電車に乗っている時とか、会議の途中とかで忘れないようにとにかくメモして自分に送信しています。

これで一旦タスクが漏れることがないです。simple noteとcaptioの使い分けとしては会議中・パソコンいじっている時がsimplenoteでそれ以外はcaptioです。

目的をしっかり把握する

依頼された業務には目的があり、解決したい課題があるはずです。それを確認することで「それってこっちですでにやっていない？」とか「それってAさんに聞いたらすぐ解決するのでは？」みたいなことが結構あったりします。

また目的を間違えると90%完成したタスクも、無駄になる可能性があります。なので目的をしっかり確認をすることで「タスクをこなす」ではなく、「タスクを減らす」ことができるためしっかり目的を確認するようにしています。

②タスク処理編

時間を確保する

「どこか空いている時間でタスクをこなせばいいか」というのが自分はできません。1日のはじめに30分単位でスケジュールを確認して「たぶんこの時間にタスク処理できるな」という想定を持っておきます。その時間は誰にも話しかけられないようにカフェに行ったり、集中ルームに行ったり場所を変えることを強くおすすめします。

メモ書き

A4用紙＋ペンで「結局このタスクは何ができればいいのか？」「どうすればいいのか」「いつまでにやればいいのか」などを書き出します。そうするとやることが明確になり、最短距離でタスクを処理できます。なんなら「これは今やるべき仕事じゃない！無視！」と決めてタスクを減らすこともありますね。

マインドマップ

思考の網羅性を高めるために使っています。なぜ網羅性を高めないといけないかというと「実はこっちの方がいい打ち手だった！」ということをなくすためです。下記のように書き出してみましたが、仮に赤文字のAが一番いい打ち手だとしたら、網羅していない場合はBに加えAを結果的にやることになるのでシンプルにタスク増えますよね。

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