誰でも今日からできるタスク管理

タスク管理について聞きたい!という要望をもらったのでまとめました。書いてみて思ったことなんですが、至ってシンプルなことしかしていません。なんか本当に仕事してるのか?くらいのレベルなので参考になるのかわかりません。 

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一応四半期の評価では「divのなかでNo.1」というフィードバックをもらっているのである程度は早んだと思います。

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である!

タスクに関する方針

フォーカスする

基本的に「ここだけは自分がやらないといけない」ということをかなり絞り込んでいます。そもそも持つタスクを絞るということから始めないといけない人がいる場合はまずはそこから始めることをおすすめします。
そもそも量が膨大だとタスクを管理するとかしないとかそういう問題じゃないので。

とにかく手をつける

タスク書き出して〜、優先順位をつけて〜、タグをつけて〜、表示する色を変えて〜とかやってる暇あったら多分そのタスク終わってますよね。なのでとにかく着手する。そこで問題や課題を見つけてどんどん進めるということをやってます。
「タスク管理をする」というタスクをやっている人いませんか?|ω・)チラ

 

タスク処理のフロー

タスク処理のフローは下記3つです。基本的にこれを行ったり来たりしている感じです。

①タスク発生編
②タスク処理編
③タスク依頼編

 

①タスク発生編

まずタスクが発生します。基本的に今はリーダーをやっていることもあり勝手に生み出すことが多いです。

simple noteに書く

順番とか、書き方とかはどうでもいいのでとにかく書き込んで忘れないようにします。タスクを処理する以前に忘れたら処理できないので。todo管理のアプリは使っていません。理由はタグ付け、色管理などどうしても機能があると使いたくなるからです。そんなことをやっている時間はない!
captioで自分にメッセージを送る

有料ですが、100000%おすすめです。歩いている時とか、ふと思いついた時とか、電車に乗っている時とか、会議の途中とかで忘れないようにとにかくメモして自分に送信しています。

これで一旦タスクが漏れることがないです。simple noteとcaptioの使い分けとしては会議中・パソコンいじっている時がsimplenoteでそれ以外はcaptioです。

目的をしっかり把握する

依頼された業務には目的があり、解決したい課題があるはずです。それを確認することで「それってこっちですでにやっていない?」とか「それってAさんに聞いたらすぐ解決するのでは?」みたいなことが結構あったりします。

また目的を間違えると90%完成したタスクも、無駄になる可能性があります。なので目的をしっかり確認をすることで「タスクをこなす」ではなく、「タスクを減らす」ことができるためしっかり目的を確認するようにしています。

 

②タスク処理編

時間を確保する

「どこか空いている時間でタスクをこなせばいいか」というのが自分はできません。1日のはじめに30分単位でスケジュールを確認して「たぶんこの時間にタスク処理できるな」という想定を持っておきます。その時間は誰にも話しかけられないようにカフェに行ったり、集中ルームに行ったり場所を変えることを強くおすすめします。

メモ書き

A4用紙+ペンで「結局このタスクは何ができればいいのか?」「どうすればいいのか」「いつまでにやればいいのか」などを書き出します。そうするとやることが明確になり、最短距離でタスクを処理できます。なんなら「これは今やるべき仕事じゃない!無視!」と決めてタスクを減らすこともありますね。

マインドマップ

思考の網羅性を高めるために使っています。なぜ網羅性を高めないといけないかというと「実はこっちの方がいい打ち手だった!」ということをなくすためです。下記のように書き出してみましたが、仮に赤文字のAが一番いい打ち手だとしたら、網羅していない場合はBに加えAを結果的にやることになるのでシンプルにタスク増えますよね。 

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使っているのはこちら

https://app.mindmup.com/ 

 

依頼編

slackのリマインド

仕事を依頼した時は必ずslackで文章として残すのと同時に自分宛にリマインド設定をします。下記のテンプレートを使っています。はっきり言って頭で覚えていることはできないのでリマインドは必須です。

/remind me to "ここに依頼した内容をコピペする" on 2019/月/日 at 00:00

依頼したことに対して「期限を過ぎても放置する」ということを繰り返していると、「この人に依頼された仕事は少し先延ばしにしても大丈夫」と思われてしまうので基本自分にリマインドが飛んできて、タスクの報告がなければすかさず「このタスク期限過ぎているけどどうですか?」と連絡をしています。

trelloで管理

会社として使っています。使い方は下記を参考に!マジで運用が命です。リーダーがしっかり管理することを継続しないと崩壊します。

 

番外編

タスク処理の予想時間と実施時間を確認する

以前に「タスク処理の予想時間と実際にかかった時間ってどれくらい差があるんだろう?」と思って測ったことがありました。

結論からいうと自分の場合は75%(実施した時間÷予想した時間)でした。

タスク処理予想時間:3000分(50時間分)
実際かかったタスク実施時間:2250分(37.5時間)

ここでわかることは25%のバッファを持った予想を自然としていることがわかりました。なので1日のスケジュールを立てる時も「タスク処理に1時間と想定しているけど実際は45分くらいで終わりそうだから軽いタスクを1つ追加できそう」という予想を立ててスケジュールを組んだりしています。

自分の予想の精度がどれくらいなのか?予想に対して130%実施時間がかかっている場合はもう少し多めに予想時間を取った方が良さそうですね。また予想に対して50%しか実施時間がかかっていない場合はもっとタスクをこなせそうですね。

 

以上です。

書いてみて思ったんですが、タスク処理のスピードが早いというよりタスクがあまり発生しないようにしているなぁと思いました。

 

同じような効率化の話